METRO SULTENG - Pemerintah Kabupaten Tojo Una-una (Touna) bekerjasama dengan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Sulawesi Tengah, membuka Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) angkatan XIII tahun 2023.
Olehnya, sebagai peserta PKA Angkatan XIII, Roy Rajendra Natta, SH, MM selaku Kepala Bagian Persidangan dan Perundang-undangan di Sekretariat DPRD Kabupaten Touna, membuat aksi perubahan kinerja organisasi berupa Inovasi yang bernama Sistem Informasi Rapat Kerja Alat Kelngkapan Dewan (SIRajaKaWan) di Sekretariat DPRD Touna.
Menurut Roy, Inovasi ini dilatarbelakangi karena sampai dengan saat ini belum ada data-data laporan hasil rapat DPRD yang disimpan terpusat dan secara digital. Sehingga disaat dibutuhkan oleh pimpinan maupun anggota DPRD untuk mencari hasil rapat masih membutuhkan waktu yang lama. Hal ini disebabkan laporan hasil rapat DPRD masih berupa cetakan yang disusun dan disimpan.
Pengadministrasian dan penyajian hasil rapat kerja alat kelengkapan DPRD yang masih manual itu sudah tidak sesuai lagi dengan kondisi era digital saat ini. Untuk itu diperlukan inovasi dalam mempermudah pendokumentasian dan penyusunan dokumen secara digitial.
Adapun rapat kerja alat kelengkapan di Sekretariat DPRD Kabupaten Touna adalah:
- Rapat Paripurna
- Rapat Pimpinan
- Rapat Badan Musyawarah
- Rapat Badan Anggaran
- Rapat Komisi
- Rapat Badan Pembentukan Perda
- Rapat Badan Kehormatan
- Rapat Fraksi
- Rapat Kerja
- Rapat Pansus
- Rapat Dengar Pendapat
- Rapat Dengar Pendapat Umum
- Rapat Gabungan Komisi
- Rapat Konsultasi
Untuk tercapainya tujuan dari aksi perubahan kinerja organisasi dimaksud, maka capaian kinerja yang akan diwujudkan adalah sebagai berikut:
- Informasi tahapan hasil laporan rapat kerja/kesimpulan rapat dapat diakses dengan mudah dan cepat,
- Tersedianya dokumen tahapan hasil notulen rapat terdokumentasi secara online dan digital,
- Informasi tahapan hasil rapat kerja alat kelengkapan Dewan dapat diakses sewaktu-waktu dan dimana saja berada,
- Adanya penyimpan salinan fisik dokumen notulen dan produk hokum DPRD ke dalam media elektronik,
- Tersedianya peralatan dan perlengkapan yang mendukung pengelolaan Sistem Informasi Rapat Kerja Alat Kelengkapan DPRD berbasis teknologi informasi,
- Tersedianya program aplikasi Sistem Infomasi rapat Kerja Alat Kelengkapan DPRD di Sekretariat DPRD Kabupaten Tojo Una-Una
- Informasi hasil laporan/kesimpulan rapat kerja alat kelengkapan dewan yang dibutuhkan dijamin keasliannya dan mempunyai tingkat keamanan yang tinggi,
- Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen,
- Terbentuknya bank data informasi tentang kinerja dari pelaksanaan seluruh tahapan rapat kerja alat kelengkapan DPRD Kabupaten Tojo Una-Una,
- Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik,
- Terlaksananya kegiatan digitalisasi arsip dari arsip tercetak yang terkonversi menjadi arsip elektronik atau arsip digital serta tersedianya alih media yang semakin canggih dengan tujuan akses terhadap arsip yang telah dialih mediakan sehingga dapat diakses dengan mudah, cepat dan tepat.
Dikatakan, inovasi sistem informasi ini akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas waktu, serta kuantitas dan kualitas pekerjaan untuk peningkatan tata kelola administrasi didalam pelaksanaan program dukungan tugas dan fungsi DPRD yang dilakukan oleh Sekretariat.
Selain itu, rapat kerja alat kelengkapan dewan dapat berjalan dengan tertib dan lancar karena adanya sistem informasi yang terkait dengan setiap tahapannya yang dapat memuat segala jenis informasi hasil kesimpulan rapat kerja sehingga dapat dikatakan sebagi sumber informasi yang bisa diakses oleh semua mitra kerja alat kelengkapan DPRD. Dan nantinya segala informasi hasil rapat kerja DPRD terkait hasil dapat menjangkau dan mengetahui informasi tersebut kapan saja.
“Bagian Persidangan dan Perundang-undangan di Sekretariat DPRD punya tanggungjawab untuk melaksanakan perubahan kinerja organisasi ini. Sedangkan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan, Bagian Persidangan dan Perundang-undangan juga akan melibatkan bagian-bagian lain yang ada di Sekretairat DPRD terutama staf pendamping komisi-komisi dan tenaga ahli fraksi,” katanya.
Roy berharap inovasi ini bisa membuat perubahan yang signifikan dalam rapat kerja alat kelengkapan dewan. ***